ZÁSADY SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
A INFORMÁCIE PRE DOTKNUTÉ OSOBY

Úvodné ustanovenia

Prevádzkovateľ, obchodná spoločnosť ERFOLG s.r.o., so sídlom so sídlom Hlavná 686/114, 077 01 Kráľovský Chlmec, Slovenská republika, IČO: 36 608 441, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Košice I, v oddieli Sro, vložka č. 18247/V, email: info@erfolg.sk, tel. kontakt: +421 56 321 0230(ďalej len ako „spoločnosť“ alebo „prevádzkovateľ“) pri svojej činnosti spracúva osobné údaje dotknutých osôb.

Na účely týchto zásad a informácie pre dotknuté osoby sa
dotknutou osobou rozumie fyzická osoba, ktorej sa osobné údaje týkajú,
osobným údajom rozumejú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, napríklad titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, telefónne číslo, emailová adresa, IP adresa a pod.

1. Spoločnosť vyhlasuje, že osobné údaje dotknutých osôb spracúva v súlade so zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov v platnom znení (ďalej len „zákon“) a Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. 4. 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „Nariadenie“), ktoré sú účinné od 25.05.2018.
2. Riadne spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb je pre našu spoločnosť veľmi dôležité a ich ochrane venujeme náležitú pozornosť, preto by sme Vám týmto radi poskytli podrobné informácie predovšetkým o tom, prečo spracúvame Vaše osobné údaje, na akom základe a na aké účely a aké práva máte v súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov, ale aj ďalšie dôležité informácie.
3. Spoločnosť všetky osobné údaje považuje za prísne dôverné a je s nimi nakladané v súlade s platnými zákonnými ustanoveniami v oblasti ochrany osobných údajov.
4. Na zaistenie ochrany a bezpečnosti spracúvaných osobných údajov prijala spoločnosť primerané technické a organizačné opatrenia. Bezpečnostné opatrenia technického a organizačného charakteru chránia spracúvané osobné údaje pred ich poškodením, zničením, stratou, neoprávneným prístupom a sprístupnením, zverejnením alebo poskytnutím neoprávneným osobám, ako aj pred akýmikoľvek inými neprípustnými spôsobmi spracúvania. Zamestnanci prevádzkovateľa a iné osoby oprávnené nakladať s osobnými údajmi dotknutých osôb sú v súlade s Nariadením a zákonom riadne poučené o svojich povinnostiach, najmä o povinnosti zachovávať dôvernosť a mlčanlivosť o osobných údajoch.

Účely, právny základ a doba spracúvania osobných údajov spoločnosťou

5. Vaše osobné údaje spracúvame na nasledovné účely:
a. Uzatváranie, evidencia a správa obchodných prípadov v súvislosti so zabezpečovaním a/alebo vykonávaním prepravy tovaru vrátane starostlivosti o zákazníkov (ďalej aj ako „zmluva“), vybavovanie obchodných prípadov – zmlúv so zákazníkmi, komunikácia s potenciálnymi zákazníkmi, ktorí prejavili záujem o služby, produkty našej spoločnosti. Právnym základom spracúvania je plnenie zmluvy a vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia.

6. Na účely uzatvárania, evidencie a správy obchodných zmlúv (písm. a. bodu 6) je prevádzkovateľ oprávnený osobné údaje spracúvať po dobu trvania zmluvy, až do definitívneho vysporiadania všetkých záväzkov zmluvných strán z nej a po dobu najviac 2 rokov odo dňa definitívneho vysporiadania všetkých záväzkov zmluvných strán zo zmluvy. Po skončení zmluvy bude prevádzkovateľ osobné údaje spracúvať za účelom realizácie postupu pri vymáhaní dlžných čiastok a/alebo uplatnenia reklamácie a ďalších postupov s tým spojených a len v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie tohto účelu. Dlhšiu dobu je možné osobné údaje dotknutých osôb spracúvať len ak je to nevyhnutné podľa príslušných právnych predpisov, resp. ak je to nevyhnutné na dobu potrebnej archivácie účtovných dokladov, zmluvnej a inej dokumentácie a to len v nevyhnutnom rozsahu. Spracúvanie osobných údajov dotknutej osoby, t.j. aj ich poskytnutie prevádzkovateľovi na účel špecifikovaný v tomto bode je nevyhnutné na účely uzatvorenia, plnenia a existencie zmluvy. Ak dotknutá osoba osobné údaje neposkytne, nie je možné uzatvoriť zmluvu a teda ani poskytnúť služby alebo iné produkty spoločnosti.
7. Spracúvanie osobných údajov pre účely plnenia zmluvného vzťahu, účtových a daňových účelov a plnenia ostatných právnych povinností sú zákonnými či zmluvnými požiadavkami. Bez ich poskytnutia nevie prevádzkovateľ objednávku zákazníka vybaviť a zmluvu uzatvoriť.

Rozsah spracúvaných osobných údajov

8. Dotknutými osobami, ktorých osobné údaje prevádzkovateľ spracúva sú zákazníci a/alebo obchodní partneri prevádzkovateľa, ktorí sú fyzickými osobami a členovia štatutárnych orgánov, kontaktné osoby právnických osôb, resp. iné osoby oprávnené konať v mene právnických osôb – zákazníkov a/alebo obchodných partnerov prevádzkovateľa a zamestnanci či iné spolupracujúce osoby zákazníkov a obchodných partnerov prevádzkovateľa.
9. V nadväznosti na príslušný právny základ a účel spracúvania spoločnosť spracúva nasledujúce osobné údaje, respektíve kategórie osobných údajov:
– identifikačné a adresné údaje: meno, priezvisko, titul, adresa bydliska, doručovacia alebo iná kontaktná adresa, dátum narodenia, vlastnoručný podpis;
– kontaktné údaje: napr. telefónne číslo, e-mailová adresa;
– údaje spojené so zmluvným vzťahom: číslo bankového účtu, história objednávok, doklady o oprávnení na výkon príslušnej činnosti;
– údaje poskytnuté zákazníkom v objednávkovom/ kontaktom formulári alebo v iných dokumentoch a pri komunikácii so spoločnosťou v rámci obchodného prípadu.
10. Dotknutá osoba je povinná a zodpovedá za to, že všetky osobné údaje, ktoré prevádzkovateľovi poskytla sú pravdivé, správne, úplné a všetky prípadné zmeny týchto údajov je povinná bezodkladne oznamovať prevádzkovateľovi.

Prístup k osobným údajom a prenos údajov do tretích krajín

11. Prístup k osobným údajom môžu mať nasledujúce kategórie príjemcov (našich obchodných partnerov, ktorí vykonávajú činnosti týkajúce sa zmluvy alebo týkajúce sa iných činností a povinností prevádzkovateľa v súvislosti so službami a produktmi prevádzkovateľa):
– poskytovatelia účtovného, finančného, daňového poradenstva,
– poskytovatelia IT služieb,
– poskytovatelia správy našich webových stránok,
– poskytovatelia analytických služieb, poskytovatelia softvérových riešení používaných spoločnosťou,
– poskytovatelia právnych služieb, advokáti,
– poskytovatelia v oblasti správy a vymáhania pohľadávok prevádzkovateľa (Timocom, T-trans)
– poskytovatelia tlačových, prepravných a doručovacích služieb,
– partneri spolupracujúci s nami na vernostných programoch, pri organizovaní konferencií, seminárov a iných prezentačných akcií,
12. Prevádzkovateľ môže v súlade s čl. 28 Nariadenia poveriť ďalšiu osobu – sprostredkovateľa, aby v mene prevádzkovateľa spracúval osobné údaje, a to výlučne v rámci účelu spracúvania, na ktorý boli osobné údaje poskytnuté. Prevádzkovateľ vyhlasuje, že pri výbere sprostredkovateľov dbá na ich odbornú, technickú, organizačnú a personálnu spôsobilosť a na schopnosť zaručiť bezpečnosť spracúvaných údajov. So sprostredkovateľmi prevádzkovateľ uzatvára zmluvu o spracúvaní osobných údajov, ktorá zaväzuje sprostredkovateľa dodržiavať stanovené podmienky ochrany osobných údajov. Zoznam sprostredkovateľov je dostupný v sídle prevádzkovateľa na požiadanie dotknutej osoby.
13. Prenos osobných údajov dotknutej osoby do tretích krajín, alebo medzinárodných organizácií sa nevykonáva.
14. Prevádzkovateľ nespracúva osobné údaje profilovaním, ani obdobným spôsobom založenom na automatizovanom individuálnom rozhodovaní.

Práva každej dotknutej osoby

15. Dotknutá osoba má právo na prístup ku svojim údajom. Na základe žiadosti dotknutej osoby vystaví prevádzkovateľ potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje dotknutej osoby, ktoré sa jej týkajú. Pokiaľ prevádzkovateľ tieto osobné údaje spracúva, vystaví na základe žiadosti dotknutej osoby kópiu týchto osobných údajov.
16. Pokiaľ dotknutá osoba požiada o informácie formou elektronických prostriedkov, budú jej poskytnuté v bežne používanej elektronickej podobe, a to formou e-mailu, pokiaľ výslovne nepožiada o iný spôsob poskytnutia.
17. Dotknutá osoba má právo na opravu osobných údajov, pokiaľ o nej prevádzkovateľ eviduje nesprávne osobné údaje. Zároveň má dotknutá osoba právo na doplnenie neúplných osobných údajov. Prevádzkovateľ vykoná opravu, prípadne doplnenie osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, čo ho dotknutá osoba požiada.
18. Dotknutá osoba má právo na vymazanie osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, za predpokladu, že:
a. osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali;
b. dotknutá osoba odvolá súhlas, na základe ktorého sa spracúvanie vykonáva,
c. dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu osobných údajov podľa ods. 25. tohto článku,
d. osobné údaje sa spracúvali nezákonne,
e. je dôvodom pre výmaz splnenie povinnosti zákona, osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo
f. osobné údaje sa získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti osobe mladšej ako 16 rokov.
19. Dotknutá osoba nebude mať právo na výmaz osobných údajov za predpokladu, že je ich spracúvanie potrebné:
a. na uplatnenie práva na slobodu prejavu a na informácie;
b. na splnenie povinnosti podľa zákona, osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi,
c. z dôvodov verejného záujmu v oblasti verejného zdravia,
d. na účely archivácie vo verejnom záujme, na účely vedeckého alebo historického výskumu či na štatistické účely, pokiaľ je pravdepodobné, že právo na výmaz znemožní alebo závažným spôsobom sťaží dosiahnutie cieľov takéhoto spracúvania, alebo
e. na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.
20. Prevádzkovateľ vykoná výmaz osobných údajov dotknutých osôb na základe žiadosti, a to bez zbytočného odkladu po tom, čo vyhodnotí žiadosť dotknutej osoby ako dôvodnú.
21. Dotknutá osoba má právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov, pokiaľ:
a. napadne správnosť osobných údajov námietkou podľa ods. 25. tohto článku, a to počas obdobia umožňujúceho prevádzkovateľovi overiť správnosť osobných údajov;
b. spracúvanie je protizákonné a dotknutá osoba žiada namiesto výmazu osobných údajov obmedzenie ich použitia;
c. prevádzkovateľ už nepotrebuje osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebuje ich dotknutá osoba na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov;
d. dotknutá osoba namietala voči spracúvaniu osobných údajov na základe oprávneného nároku prevádzkovateľa, a to až do overenia, či oprávnené dôvody na strane prevádzkovateľa prevažujú nad oprávnenými dôvodmi dotknutej osoby.
22. Pokiaľ dotknutá osoba žiada o obmedzenie spracúvania jej osobných údajov, prevádzkovateľ nebude s dotknutými údajmi vykonávať žiadne spracovateľské operácie, okrem uchovávania, bez súhlasu dotknutej osoby.
23. Dotknutá osoba bude prevádzkovateľom informovaná, pokiaľ bude obmedzenie spracúvania týchto údajov zrušené.
24. Dotknutá osoba má právo na prenosnosť údajov, čo znamená získanie osobných údajov, ktoré poskytla prevádzkovateľovi, pričom má právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi v bežne používateľnom a strojovo čitateľnom formáte za predpokladu, že osobné údaje boli získané na základe súhlasu dotknutej osoby alebo na základe zmluvy a ich spracovanie prebieha formou automatizovaných prostriedkov.

25. Dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať voči spracúvaniu jej osobných údajov z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie. Dotknutá osoba môže namietať spracúvanie jej osobných údajov na základe:
a. právneho titulu plnenia úloh realizovaných vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci, alebo z právneho titulu oprávneného záujmu prevádzkovateľa,
b. spracúvania osobných údajov na účely priameho marketingu,
c. spracovania na účely vedeckého či historického výskumu alebo na štatistické účely.
26. Pokiaľ dotknutá osoba namietne spracúvanie osobných údajov na účely priameho marketingu podľa ods. 25. bodu b. tohto článku, jej osobné údaje prevádzkovateľ nemôže ďalej spracúvať.
27. Prevádzkovateľ doručenú námietku v primeranom čase posúdi. Prevádzkovateľ nesmie ďalej spracúvať osobné údaje, ak nepreukáže nevyhnutné oprávnené záujmy na spracúvanie osobných údajov, ktoré prevažujú nad právami alebo záujmami dotknutej osoby, alebo dôvody na uplatnenie právneho nároku.

28. Dotknutá osoba má právo na neúčinnosť automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania ak prevádzkovateľ spracúva osobné údaje profilovaním, ani obdobným spôsobom založenom na automatizovanom individuálnom rozhodovaní.
29. Dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas so spracovaním osobných údajov, pokiaľ bolo spracúvanie osobných údajov založené na tomto právnom základe.
30. Dotknutá osoba svoj súhlas odvolá kontaktovaním prevádzkovateľa so svojou požiadavkou akýmkoľvek zvoleným spôsobom. Kontaktné údaje prevádzkovateľa sú uvedené vyššie v časti „Úvodné ustanovenia“.
31. Zákonnosť spracúvania osobných údajov na základe udeleného súhlasu však nie je jeho odvolaním dotknutá.
32. Dotknutá osoba má právo podať návrh na začatie konania Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, pokiaľ sa domnieva, že boli porušené jej práva v oblasti ochrany osobných údajov.
33. Dotknutá osoba sa môže so svojimi pripomienkami a žiadosťami týkajúcimi sa spracúvania osobných údajov obrátiť na prevádzkovateľa, a to písomnou formou alebo elektronickými prostriedkami na kontaktných údajoch uvedených vyššie.

Tieto zásady pri spracúvaní osobných údajov spoločnosťou ERFOLG s.r.o. sú platné od 25.05.2018.